Auftragsbestätigung: Vorlagen, Muster & Beispiele

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Auftragsbestätigung: Vorlagen, Muster & Beispiele

Eine Auftragsbestätigung bestätigt einen Auftrag formell und gibt Kund/innen einen Überblick über beauftragte Leistungen oder bestellte Waren. Wann braucht man eine Auftragsbestätigung? Worauf sollte man achten, wenn man eine Auftragsbestätigung schreibt? Und wie könnte sie konkret klingen? Hier findest du Tipps und Beispiele.

Welchen Zweck erfüllt eine Auftragsbestätigung?

Eine Auftragsbestätigung ist ein wichtiger Bestandteil der Abwicklung eines Auftrags von Kund/innen durch Verkäufer/innen und Dienstleister/innen. Sie dient als formelle Bestätigung des Kaufs oder der Beauftragung einer Dienstleistung und hat eine verbindliche Wirkung. Aus Sicht von Kund/innen bedeutet der Erhalt einer Auftragsbestätigung, dass der Auftrag zu den vereinbarten Bedingungen angenommen wurde.

Damit hat eine Auftragsbestätigung eine vertragsähnliche Wirkung. Insbesondere viele Online-Händler/innen machen allerdings in ihrer Auftragsbestätigung deutlich, dass ein Vertrag mit dem/r Kund/in erst zustande kommt, wenn die Ware verschickt wird.

Anders als eine Auftragsbestätigung ist die vorhergehende Bestellung von Kund/innen eher als Willensäußerung dieser Kund/innen zu verstehen. Zustande kommt die Zusammenarbeit erst mit der Bestätigung des Auftrags, die schriftlich oder digital übermittelt werden kann. Die Auftragsbestätigung kann damit als Einigung beider Seiten verstanden werden.

Eine Auftragsbestätigung dient nicht nur als wichtiger Nachweis, aus dem hervorgeht, worauf man sich geeinigt hat und was der/die Kund/in dadurch verlangen kann. Sie kann auch helfen, Missverständnissen vorzubeugen. Gab es ein Missverständnis bei der Beauftragung, kann der/die Kund/in spätestens jetzt reagieren, indem er/sie dem Auftrag möglichst schnell widerspricht. Eine weitere Funktion einer Auftragsbestätigung ist die Zusage bestimmter Lieferfristen.

Welche Inhalte sind typisch für eine Auftragsbestätigung?

Eine Auftragsbestätigung sollte immer in Schriftform erfolgen. Zwingend erforderlich ist das zwar nicht – auch eine mündliche Bestätigung eines Auftrags wäre im Zweifelsfall ausreichend. Aus Gründen des Nachweises ist die Schriftform aber die bessere Wahl.

Welchen Inhalt eine Auftragsbestätigung haben sollte, hängt davon ab, um welche Dienstleistungen oder Waren es bei einem Auftrag geht. Grundsätzlich sollten alle relevanten Aspekte rund um die Beauftragung in der Auftragsbestätigung geklärt werden. Dazu gehören die Daten der Beteiligten. Auch muss die Auftragsbestätigung genau aufführen, welche Waren oder Dienstleistungen von Kund/innen beauftragt wurden und in welcher Menge. Die Bedingungen, zu denen der Auftrag zustande kommt, sollten aus der Bestätigung des Auftrags ebenfalls hervorgehen.

Ein wichtiger Bestandteil einer Auftragsbestätigung sind der Preis der einzelnen Posten sowie der Gesamtpreis zuzüglich der Umsatzsteuer. Auch über mögliche Rabatte sollte die Auftragsbestätigung Aufschluss geben, ebenso über die Bearbeitungszeit des Auftrags sowie Lieferfristen. Typisch ist auch eine Angabe der Zahlungsbedingungen, etwa der gewählten Zahlungsart oder des Zahlungsziels.

In der Auftragsbestätigung kann ein Eigentumsvorbehalt aufgeführt sein. Außerdem sind häufig die Widerrufsbedingungen der Firma angehängt.

Auftragsbestätigung schreiben: Darauf solltest du achten

Wenn du eine Auftragsbestätigung schreibst, solltest du auf bestimmte Dinge achten. Wichtig ist etwa, dass die Auftragsbestätigung rechtssicher formuliert wird, damit dir daraus keine Nachteile erwachsen können. Inhaltlich sollte sie außerdem alle Aspekte klären, die beim jeweiligen Auftrag relevant sind. Bei deinen Kund/innen sollten keine Fragen offen bleiben.

Außerdem solltest du dir bewusst machen, dass eine Auftragsbestätigung eine Kommunikation mit deinen Kund/innen ist. Wie du sie ansprichst und welchen Ton du triffst, kann darüber mitentscheiden, ob diese Personen sich für ähnliche Aufträge noch einmal an dich wenden oder nicht. Sei deshalb unbedingt freundlich und rede deine Kund/innen höflich an. Ein kurzes Anschreiben nach der Anrede der Kund/innen macht die Auftragsbestätigung persönlicher und kann dir dabei helfen, positiv in Erinnerung zu bleiben. Anschließend kannst du genau beschreiben, um welche Waren oder Dienstleistungen es bei dem Auftrag geht, wann und wie geliefert wird und was die Bestellung kostet.

Auftragsbestätigung: Beispiele

Wie könnte eine Auftragsbestätigung konkret formuliert sein? Wie bei einer Auftragsbestätigung der Text lauten könnte, zeigen dir die folgenden Beispiele.

Auftragsbestätigung für eine Online-Bestellung

Sehr geehrte Frau Muster,

vielen Dank für Ihren Kauf bei der Muster-Firma. Wir freuen uns, dass Sie etwas Schönes gefunden haben. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über Ihre Bestellung, welche am TT.MM.JJJJ um XX:XX Uhr bei uns eingegangen ist. Sollten Sie dazu Fragen haben, zögern Sie nicht, mit uns Kontakt aufzunehmen. Wir werden Sie per E-Mail benachrichtigen, sobald Ihre Bestellung auf dem Weg zu Ihnen ist.

Küchenlampe „Küchenlampe“
Stück: 1

Preis (inkl. MwSt.): 69,99 €
Zwischensumme: 69,99 €
Versandkosten: 0,00 €
Gesamtbetrag: 69,99 €

Zahlungsmethode: PayPal

Lieferadresse:
Susanne Muster
Musterweg 1
12345 Musterort
Deutschland
s-muster1@buero.info

Auftragsbestätigung für eine Dienstleistung

Sehr geehrter Herr Muster,

wir danken Ihnen für Ihren Auftrag vom TT.MM.JJJJ. Nachfolgend finden Sie die Details Ihres Auftrags im Überblick:

Auftrag: Reparatur MacBook Pro, Austausch des Displays

Kosten Display: 149,99 €
Kosten Austausch: 45,00 €
Zwischensumme: 194,99 €
zzgl. MwSt. 19 %: 37,04 €
Gesamt: 232,03 €

Ihre Zahlung haben wir dankend erhalten.

Auftragsbestätigung auf Englisch

Dear Samantha Doe,

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Auftragsbestätigung: Vorlagen zum Herunterladen

Wenn du Auftragsbestätigungs-Muster suchst, bist du hier genau richtig. Du findest bei uns Auftragsbestätigungs-Vorlagen, die du kostenlos herunterladen kannst. Anschließend kannst du sie in Word nach Belieben anpassen, bis sie zu deiner Firma und deinem Angebot passen. Nutze unsere Auftragsbestätigungen zum Ausdrucken, um sie Bestellungen beizulegen, oder verschicke sie per E-Mail, wenn du ein Angebot mit einer Auftragsbestätigung an Kund/innen übermitteln möchtest. Dank unserer Auftragsbestätigungs-Vorlagen musst du nicht lange am perfekten Text für die Bestätigung eines Auftrags feilen.

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