Entschuldigungsschreiben: Vorlagen, Muster & Beispiele

Es ist oft unbeabsichtigt, kommt aber immer wieder vor: Man hat jemand anderen durch seine Worte oder Taten vor den Kopf gestoßen. Eine Entschuldigung kann die Wogen glätten – aber wie formuliert man ein Entschuldigungsschreiben am besten? Hier findest du Tipps und Muster, die dir helfen können, wenn du eine Entschuldigung schreiben möchtest. Unsere Entschuldigungsschreiben-Vorlagen eignen sich zum Beispiel für die Schule, den/die Arbeitgeber/in oder für Kund/innen.

Entschuldigung: Vorlagen und Muster

Wie könnte ein Entschuldigungsschreiben an den Chef klingen? Wie entschuldigt man sich bei Kund/innen, die man verärgert hat? Und wie schreibt man eine Entschuldigung für die Schule? Hier findest du zahlreiche Entschuldigungs-Muster und Formulierungsbeispiele für diverse Anlässe.

Nimm die Entschuldigungs-Vorlagen als Orientierung und lasse dich davon inspirieren, wenn du deine Entschuldigung selber schreiben möchtest. Wichtig ist, dass die gewählten Formulierungen zu dir passen und damit authentisch klingen. Nur dann ist ein Entschuldigungsschreiben wirklich nützlich.

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Für welche Anlässe braucht man ein Entschuldigungsschreiben?

Es gibt viele Situationen im Leben, in denen eine Entschuldigung fällig ist. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn jemand einen Fehler gemacht hat. In anderen Fällen sind es unfaire oder respektlose Äußerungen, die jemanden zu einer Entschuldigung veranlassen. Auch mangelnde Zuverlässigkeit – zum Beispiel in Form von verpassten Fristen – kann andere Menschen so verärgern, dass man sich dafür entschuldigen sollte.

Eine Entschuldigung kann in solchen Fällen dafür sorgen, dass die Beziehung zur anderen Person wieder verbessert wird. Durch den Fehler oder einen anderen Sachverhalt, der den Ärger herbeigeführt hat, hat sie womöglich Schaden genommen. Das kannst du zumindest ein Stück weit wieder ausbügeln, wenn du dich förmlich dafür entschuldigst.

Ob eine mündliche Entschuldigung reicht oder du lieber ein Entschuldigungsschreiben verschicken solltest, hängt von der Schwere deines Vergehens ab. Ein kleinerer Fehler ohne unmittelbare Auswirkungen wird kaum als so schwerwiegend betrachtet werden, dass du dich dafür förmlich entschuldigen müsstest. Ein Fehler, der Kund/innen oder dem/der Arbeitgeber/in merklich schadet, ist hingegen durchaus ein Anlass für ein Entschuldigungsschreiben.

Manchmal bedarf es eines Entschuldigungsschreibens, obwohl du gar nichts falsch gemacht hast. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn du dich wegen Krankheit entschuldigen musst – zum Beispiel während der Ausbildung oder im Job.

Entschuldigungsschreiben an Kund/innen

Fehler sind menschlich – sie können anderen allerdings schaden. Das ist besonders heikel, wenn es sich bei diesen Personen um deine Kund/innen handelt. Schließlich hast du einen Ruf zu verlieren, außerdem könntest du die Betroffenen als Kund/innen verlieren, wenn du die Wogen nicht glättest. Dazu bietet sich ein Entschuldigungsschreiben an.

Ein Entschuldigungsschreiben an Kund/innen mag zwar mögliche Konsequenzen von Fehlern und anderen Sachverhalten nicht ändern. Du kannst die Betroffenen damit aber wieder milde stimmen. Ob dein Entschuldigungsschreiben die gewünschte Wirkung entfaltet, hängt davon ab, wie du es formulierst. Unsere Entschuldigungsschreiben-Vorlagen können dir dabei als Inspiration dienen.

Entschuldigungsschreiben an den/die Chef/in

Auch in einem Arbeitsverhältnis kann etwas schieflaufen. Dann kann es nötig sein, dem/r Chef/in eine Entschuldigung zu schreiben. Manchmal reicht es zwar, die Entschuldigung mündlich zu übermitteln, aber wenn du einen gravierenden Fehler gemacht hast oder dein Verhalten nicht in Ordnung war, kann ein Entschuldigungsschreiben die bessere Option sein. Es zeigt nämlich, dass dir die Tragweite deiner Handlungen bewusst ist und dass du sie aufrichtig bereust. Im besten Fall stimmt dein Entschuldigungsschreiben die/den Chef/in so milde, dass du eine Abmahnung abwenden kannst.

Entschuldigung für Abwesenheit

Egal, ob Schule, Ausbildung oder Beruf: Wer abwesend ist, obwohl er eigentlich vor Ort sein sollte, braucht eine Entschuldigung für Abwesenheit. Volljährige Personen können sich selbst entschuldigen, bei Minderjährigen muss diese Aufgabe ein Elternteil oder ein/e Erziehungsberechtigte/r übernehmen. Der konkrete Grund für die Entschuldigung für die Schule muss nicht genannt werden – du kannst zum Beispiel „aus gesundheitlichen Gründen“ schreiben. Wer in der Ausbildung oder dem Job fehlt, braucht allerdings ein ärztliches Attest.

Entschuldigung wegen Krankheit

Wenn jemand in der Ausbildung, Schule oder im Job fehlt oder einen Termin nicht wahrnehmen kann, ist das häufig einer Erkrankung geschuldet. Dann bietet es sich an, eine Entschuldigung wegen Krankheit zu schreiben. Für den Fall, dass du nicht arbeiten oder im Ausbildungsbetrieb erscheinen kannst, benötigst du hingegen ein Attest vom Arzt. Nur so weiß der/die Arbeitgeber/in oder der Ausbildungsbetrieb, dass du wirklich krank bist.

Weitere Anlässe für ein Entschuldigungsschreiben

Neben den genannten Gründen kann es noch weitere Anlässe dafür geben, eine Entschuldigung zu schreiben. Vielleicht hattest du einen schlimmen Streit mit einer guten Freundin oder hast dich mit deinem Vater gezofft. Wenn die andere Person nun nicht mehr mit dir spricht oder es dir einfach leichter fällt, deine Gedanken schriftlich in Ruhe zu formulieren, kann ein Entschuldigungsschreiben durchaus Sinn machen.

In anderen Fällen musst du oder dein Kind während der Schulzeit zum Arzt. Dann schreibst du – oder ein Elternteil, wenn du minderjährig bist – eine Entschuldigung wegen des Arzttermins.

Es kann auch sein, dass du Meinungsverschiedenheiten mit Nachbar/innen, der/m Vermieter/in oder Mieter/innen hattest. Wenn du dich im Streit auf eine Art und Weise verhalten hast, die du jetzt bereust, kommt in solchen Fällen ein Entschuldigungsschreiben an Mieter/innen, Nachbar/innen oder Vermieter/innen in Betracht.

Entschuldigung selber schreiben: Tipps für die Formulierung

Wie dein Entschuldigungsschreiben bei seinem/r Empfänger/in ankommt, hängt maßgeblich von deiner Formulierung ab. Deine Wortwahl solltest du davon abhängig machen, was vorgefallen ist und in welcher Beziehung du zu der anderen Person stehst.

Grundsätzlich solltest du schnell auf den Punkt kommen, wenn du eine Entschuldigung schreibst. Wichtig ist außerdem, dass du die Verantwortung für dein Verhalten übernimmst. Versuche nicht, dich herauszureden – selbst, wenn es eine gute Erklärung für dein Fehlverhalten gibt, kann das so wirken, als würdest du dich aus der Verantwortung ziehen wollen.

Hüte dich außerdem davor, zu verharmlosen, was vorgefallen ist. Sonst hinterlässt dein Schreiben womöglich den Eindruck, dass du dich nur pro forma entschuldigst, dein Verhalten aber nicht wirklich bereust.

Ob dein Entschuldigungsschreiben die gewünschte Wirkung entfaltet, hängt davon ab, wie überzeugend und glaubhaft du es formulierst. Schreibe deine Entschuldigung authentisch und so, dass du dich in deinen Worten wiederfinden kannst. Deine Worte müssen unbedingt zu deinem Verhalten passen. Wenn du dich etwa einem Kunden gegenüber im Telefonat noch uneinsichtig gezeigt hast, jetzt aber plötzlich schreibst, wie leid dir alles tut, ist das wenig glaubwürdig. Außerdem solltest du es mit der Reue nicht übertreiben – vor allem bei kleineren Vergehen wirkt das sonst übertrieben.

Zum Schluss deines Entschuldigungsschreibens solltest du die betroffene Person noch einmal förmlich um Entschuldigung bitten. Etwa so: „Ich bitte Sie, mein Verhalten zu entschuldigen“ oder „Für mein Verhalten bitte ich Sie aufrichtig um Verzeihung“. Wenn es sich um Kund/innen handelt, bietet es sich außerdem an, eine kleine Wiedergutmachung anzubieten – zum Beispiel einen Nachlass auf die nächste Bestellung oder einen Gutschein.

Diese Fehler solltest du bei deinem Entschuldigungsschreiben vermeiden

Ein Entschuldigungsschreiben kann ein einfaches Mittel sein, um die Beziehung zu Personen, gegenüber denen man sich falsch verhalten hat, wieder zu verbessern. Gleichzeitig kannst du dabei auch einiges falsch machen, was die positive Wirkung einer Entschuldigung unterlaufen kann.

Die Entschuldigung zu spät schreiben

Mit dem Schreiben einer Entschuldigung solltest du dir nicht zu viel Zeit lassen. Dass es dir aufrichtig leidtut, nimmt man dir wahrscheinlich nur ab, wenn das Entschuldigungsschreiben zeitnah bei seiner/m Empfänger/in eintrifft. Am besten ist es, wenn du den Brief einige Tage nach dem Vorfall, um den es geht, übermittelst.

Übertriebenes Entschuldigen

Ja, du sollst dich im Entschuldigungsschreiben entschuldigen. Du solltest es in deiner Wortwahl aber nicht übertreiben. Schlimmstenfalls klingt das so unglaubwürdig, dass der/die Empfänger/in sich veräppelt fühlt. Dann kann dir das Entschuldigungsschreiben sogar schaden.

Ausreden und Verharmlosungen

Wenn du dir die Mühe machst, eine Entschuldigung zu schreiben, solltest du dich darin nicht herausreden. Nimm die Schuld auf dich – auch, wenn es Umstände gibt, die deinen Fehler oder ein Versäumnis erklären. Langwierige Erklärungen können dich uneinsichtig wirken lassen.

Aus Fehlern nicht lernen

Ein Entschuldigungsschreiben – zumindest eines, wo es nicht um eine Entschuldigung wegen eines Arzttermins oder bei Krankheit geht – solltest du nicht inflationär verwenden, sondern dir für besondere Fälle aufheben. Nachdem du dich entschuldigt hast, solltest du dir nichts mehr zu Schulden kommen lassen. Vor allem, wenn sich derselbe Fehler oder dasselbe Verhalten wiederholt, fühlt sich dein Kontakt wahrscheinlich nicht ernstgenommen.