Wenn die Beziehung zu einem/r Kund/in angespannt ist, kann ein Entschuldigungsschreiben helfen, die Wogen zu glätten. Wer sich bei Kund/innen entschuldigen möchte, sollte jedoch einige Dinge beachten, damit die gutgemeinte Entschuldigung nicht ungewollt nach hinten losgeht. Wie du den richtigen Ton triffst und wie du dein Entschuldigungsschreiben an Kund/innen formulieren kannst, erfährst du in diesem Beitrag.
Inhaltsübersicht:
Entschuldigungsschreiben an Kund/innen: Muster
Wie schreibt man eine Entschuldigung an Kund/innen? Wie ein Entschuldigungsschreiben an Kund/innen aussehen könnte, zeigen dir unsere Muster und Vorlagen. Nutze sie zur Orientierung, wenn du dich bei Kund/innen entschuldigen möchtest.
Vorlage herunterladen PDF-Vorschau
Vorlage herunterladen PDF-Vorschau
Vorlage herunterladen PDF-Vorschau
Vorlage herunterladen PDF-Vorschau
Vorlage herunterladen PDF-Vorschau
Bei Kund/innen entschuldigen: Wann ist es angebracht?
Wie zufrieden Kund/innen sind, hat großen Einfluss auf den Erfolg einer Firma. Gute Beziehungen leben von hoher Qualität, Zuverlässigkeit und einem höflichen Umgang. Bei allen Bemühungen lassen sich Fehler und Ärgernisse manchmal allerdings nicht vermeiden.
Ist ein/e Kund/in zu Recht sauer, kann eine Entschuldigung angebracht sein. Sich zu entschuldigen ist zum Beispiel sinnvoll, wenn sich ein/e Mitarbeiter/in unhöflich gegenüber Kund/innen verhalten hat, ein Liefertermin nicht eingehalten werden kann oder Kund/innen zu lange auf eine Erstattung gewartet haben.
Entschuldigungsschreiben an Kund/innen sollten jedoch nicht zu häufig verschickt werden. Du solltest diese Option nur nutzen, wenn es sich um einen hinreichend schwerwiegenden Vorfall handelt, den du selbst verschuldet hast.
Das spricht für ein Entschuldigungsschreiben an Kund/innen
Ist ein/e Kund/in missmutig gestimmt, kann eine Entschuldigung die Situation verbessern. Wirkt das Entschuldigungsschreiben glaubwürdig, ist so manche/r verärgerte/r Kund/in wieder milde gestimmt. Damit ist ein Entschuldigungsschreiben ein einfaches Mittel, um die Kund/innenbeziehungen zu verbessern.
Wie schreibt man eine Entschuldigung an Kund/innen?
Wenn du dich bei Kund/innen entschuldigst, solltest du das kurz und bündig tun. Erkläre nicht noch lange den Sachverhalt, denn den kennen die Kund/innen ja bereits. Wichtiger ist, dass du die Verantwortung für die Geschehnisse auf dich nimmst und den/die Kund/in um Entschuldigung bittest. Die Entschuldigung sollte unbedingt glaubhaft klingen.
Je nach Sachverhalt kann es sinnvoll sein, Kund/innen im Entschuldigungsschreiben eine Wiedergutmachung anzubieten – zum Beispiel einen Preisnachlass oder Gutschein.
Denkbar sind etwa Formulierungen wie:
- „Dass sich die Lieferung des bestellten Artikels wiederholt verzögert hat, tut uns sehr leid. Wir bitten Sie um Entschuldigung und möchten Ihnen als Wiedergutmachung gerne einen Nachlass von 10 Prozent auf den Rechnungsbetrag anbieten.“
- „Für den Vorfall übernehmen wir die Verantwortung und möchten uns dafür aufrichtig bei Ihnen entschuldigen. Wir hoffen, dass Sie uns dennoch gewogen bleiben. Als Wiedergutmachung bieten wir Ihnen gerne einen Gutschein in Höhe von 20 Euro für Ihre nächste Bestellung an.“
Entschuldigungsschreiben an Kund/innen: Diese Fehler solltest du vermeiden
Ein Entschuldigungsschreiben an Kund/innen ist in vielen Fällen eine gute Idee. Aber Vorsicht: Es hängt von der Formulierung ab, welchen Effekt das Schreiben hat. Manche Formulierungen können Kund/innen noch mehr verärgern.
Vermeide es deshalb, ein langatmiges Entschuldigungsschreiben an Kund/innen zu verschicken. Es braucht nicht vieler Worte, um Entschuldigung zu bitten.
Mache es auch nicht unnötig kompliziert, indem du lange Erklärungen anbringst. Das könnte wirken, als wolltest du dich rausreden. Unter diesen Umständen kann die Entschuldigung an Kund/innen unglaubwürdig wirken – und nach hinten losgehen.
