Mitarbeitergespräch: Vorlagen, Muster & Beispiele

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Mitarbeitergespräch: Vorlagen, Muster & Beispiele

Mitarbeiter/innengespräche stehen in vielen Firmen mindestens einmal im Jahr auf dem Plan. Vorgesetzte beurteilen dann gemeinsam mit den Beschäftigten, ob diese ihre Ziele erreicht haben und wie ihre zukünftige Entwicklung aussehen könnte. Wer Mitarbeiter/innengespräche führt, sollte systematisch vorgehen. Was du dabei beachten solltest, erfährst du hier – mit Beispielen und Mitarbeiter/innengespräch-Vorlagen.

Mitarbeitergespräch: Vorlage für Word

Wenn du ein Mitarbeiter/innengespräch führst, ist wichtig, dass du keinen wichtigen Aspekt vergisst. Außerdem solltest du nach dem Mitarbeiter/innengespräch ein Protokoll anfertigen, um den Gesprächsverlauf und die Vereinbarungen mit dem/r Mitarbeiter/in zu dokumentieren.

Hier findest du Mitarbeiter/innengespräch-Vorlagen für Word. Sie erleichtern dir die Arbeit, weil alle relevanten Bestandteile des Mitarbeiter/innengesprächs bereits enthalten sind. So vergisst du nichts und hast zugleich ein Dokument an der Hand, auf das du dich während des Gesprächs stützen kannst.

Lade dir einfach kostenlos eine Mitarbeiter/innengespräch-Vorlage herunter und passe sie nach Belieben an. Du kannst die Mitarbeiter/innengespräch-Vorlage auch als PDF speichern.

Vorlage / Muster: Mitarbeitergespräch Vorlage Word
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Vorlage / Muster: Mitarbeitergespräch 3
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Vorlage / Muster: Mitarbeitergespräch 2
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Vorlage / Muster: Beispiel Mitarbeitergespräch Protokoll
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Vorlage / Muster: Mitarbeitergespräch Protokoll
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Worum geht es im Mitarbeitergespräch?

Ein Mitarbeiter/innengespräch kann verschiedene Anlässe haben. In vielen Unternehmen findet einmal jährlich standardmäßig ein solches Gespräch zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiter/innen statt. Es geht dann darum, wie sich der/die Beschäftigte aus Sicht des/r Chefs/in macht, ob die gesteckten Ziele erreicht wurden und welche Entwicklungsmöglichkeiten es gibt. Oft werden im Mitarbeiter/innengespräch neue Ziele festgelegt, die beim nächsten Gesprächstermin überprüft werden.

Ein Mitarbeiter/innengespräch kann auch in anderen Fällen sinnvoll sein. Es kann zum Beispiel dazu dienen, Kritik an einem/r Mitarbeiter/in zu äußern, Lob für besonders gute Leistungen auszusprechen oder den aktuellen Stand vor einer Beförderung zu beurteilen.

Mitarbeitergespräch führen: Das ist wichtig

Wer Gespräche mit Mitarbeiter/innen führt, sollte sich darauf gut vorbereiten. Der erste Schritt besteht nach der Terminfindung darin, den/die Mitarbeiter/in dazu einzuladen. Die Einladung kann schriftlich oder mündlich erfolgen. Sie sollte Angaben zu Anlass, Ort, Zeit und voraussichtlicher Dauer des Gesprächs beinhalten.

Mitarbeiter/innengespräche sollten in einer ungestörten Atmosphäre an einem möglichst neutralen Ort geführt werden. Überlege dir im Vorfeld, worüber du genau sprechen möchtest und wie der Ablauf des Gesprächs sein soll. Bei einer jährlichen Beurteilung ist wichtig, dass du weißt, welche Ziele zuletzt festgelegt wurden. Außerdem solltest du alle nötigen Informationen haben, um Beschäftigte fair beurteilen zu können.

Ein Mitarbeiter/innengespräch ist als Austausch gedacht. Als Verantwortliche/r bringst du dabei die Dinge zur Sprache, die dir wichtig sind. Genauso sollte auch der/die Mitarbeiter/in die Gelegenheit dazu erhalten, sich zu deiner Einschätzung zu äußern. Je offener die Gesprächsatmosphäre, desto eher ist das Gespräch für beide Seiten hilfreich.

Kritik mit Fingerspitzengefühl äußern

Wenn du Kritik an dem/r Beschäftigten äußerst, solltest du das mit Fingerspitzengefühl tun. Es hängt von dem/r jeweiligen Mitarbeiter/in ab, wie deutlich du werden musst, damit die Kritik auch tatsächlich ankommt. Bei manchen Beschäftigten reicht eine kleine Anmerkung, während man bei anderen etwas mehr ausholen muss. Entscheidend ist, dass du die/den Mitarbeiter/in nicht vor den Kopf stößt. Mache also unbedingt auch deutlich, was du an dem/r betreffenden Mitarbeiter/in schätzt.

Wenn es darum geht, Ziele für die kommende Zeit festzulegen, sollte das im Einvernehmen geschehen. Stülpe Mitarbeiter/innen nichts über, ohne ihre Einschätzung dazu einzuholen. Es muss schließlich auch machbar sein. Wichtig ist auch, dass die Ziele möglichst konkret und messbar sind.

Es ist ratsam, ein Mitarbeiter/innengespräch zu protokollieren. Das macht das Besprochene nachvollziehbar für beide Seiten und dient zugleich der Vorbereitung auf das nächste Jahresgespräch.

Beispiel: Mitarbeitergespräch-Protokoll

Hier findest du ein Beispiel für ein Mitarbeiter/innengespräch-Protokoll, das sich auf ein kürzeres Gespräch zur Äußerung von kritischen Punkten bezieht:

Mitarbeitergespräch

Datum und Uhrzeit: TT.MM.JJJJ, 14-14.15 Uhr

Gesprächsführung: Max Mustermann

Besprochene Themen:

  • Häufiges Zuspätkommen von Herrn Muster seit September, zuletzt (TT.MM.JJJJ) drei Tage in Folge 
  • Herr Muster entschuldigte sich und erklärte, er sei durch die Pflege seiner Frau privat stark eingebunden
  • Es wurde vereinbart, dass Herr Muster ab sofort pünktlich ist, sich notfalls aber mit einigen Tagen Vorlauf unbezahlten Urlaub nehmen kann, wenn es aufgrund der familiären Situation erforderlich sein sollte und den reibungslosen Abläufen im Betrieb nicht entgegensteht
  • Falls Herr Muster sich nicht an diese Vereinbarung halten sollte, behalten wir uns vor, ihn abzumahnen und ihm gegebenenfalls die Kündigung auszusprechen

Aussteller: Max Mustermann

Unterschrift:

Einladung zum Mitarbeiter/innengespräch: Muster

Wie könnte eine Einladung zum Mitarbeiter/innengespräch formuliert werden? Das folgende Beispiel gibt dir eine bessere Vorstellung davon.

Liebe Frau Musterfrau,

es ist wieder soweit – unser nächstes Mitarbeiter/innengespräch ist für Freitag, den TT.MM.JJJJ, um 14.30 Uhr im Besprechungszimmer 3 geplant. In dem Gespräch soll es unter anderem darum gehen,

  • wie wir und Sie Ihren Leistungsstand einschätzen,
  • inwieweit vereinbarte Ziele erreicht wurden und
  • welche Möglichkeiten wir und Sie bezüglich Ihrer weiteren Entwicklung bei uns sehen.

Zugleich ist das Gespräch ein Anlass für Sie, eigene Anmerkungen zur Sprache zu bringen und mögliche Fragen zu klären.

Ich freue mich auf einen konstruktiven Austausch mit Ihnen und verbleibe

mit freundlichen Grüßen

Max Muster