Es kann passieren, dass man einen Termin vereinbart, dann aber doch keine Zeit für ein Treffen hat. Wenn du einen Termin absagen musst, solltest du dir über deine Wortwahl Gedanken machen – sie ist entscheidend dafür, wie die Absage bei deinem Kontakt ankommt. Hier findest du Tipps zum Aufbau und der Formulierung eines Absageschreibens für einen Termin, Beispiele und kostenlose Terminabsage-Muster.
Inhaltsübersicht:
Geschäftlichen Termin absagen: Muster & Vorlagen
Es ist oft gar nicht so einfach, bei einer Terminabsage den richtigen Ton zu treffen. Hier helfen dir unsere Terminabsage-Muster. Lade dir einfach eine passende Vorlage herunter, verändere sie nach Belieben so, dass sie zu deiner Situation passt und schicke sie an deinen Kontakt – fertig!
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Warum du die Bedeutung von Terminabsagen nicht unterschätzen solltest
Dass man hin und wieder einen Termin absagen muss, lässt sich oft auch bei guter Planung nicht vermeiden. Es kann schließlich immer etwas Unvorhersehbares dazwischenkommen. Wenn du private Termine absagen musst, reicht dazu ein Anruf, eine WhatsApp-Nachricht oder SMS. Bei geschäftlichen Terminen sind hingegen oft schriftliche Terminabsagen üblich, die meist per E-Mail verschickt werden.
Das Entscheidende bei einer Terminabsage ist zwar letztlich, dass die Botschaft bei ihrem/r Empfänger/in ankommt: Du hast zum vereinbarten Zeitpunkt doch keine Zeit. Wichtig ist aber auch, wie du diese Botschaft herüberbringst. Eine Terminabsage kann höflich und respektvoll klingen, aber sie kann ebenso gut den Eindruck vermitteln, dass dir der Kontakt nicht so wichtig ist, weil du dir bei der Terminabsage keine Mühe gibst. Schlimmstenfalls verärgerst du die andere Person durch die Art und Weise, in der du den Termin absagst.
Mache dir also bewusst, dass jegliche Kommunikation – und dazu gehört auch die Absage eines Termins – Rückschlüsse auf dich und dein Unternehmen zulässt. Deshalb ist es essenziell, dass du Termine höflich und professionell absagst.
Terminabsage formulieren: Darauf solltest du achten
Wenn du eine Terminabsage formulierst, solltest du auf einige Aspekte besonders achten. Das betrifft zum Beispiel den Ton, den du wählst. Er sollte der Beziehung entsprechen, die du mit der Person hast, mit der du dich treffen wolltest. Wenn du jemanden sehr gut kennst – zum Beispiel, weil ihr schon lange zusammenarbeitet –, kann die Ansprache etwas persönlicher und informeller sein. Bei neuen oder weniger engen Kontakten spielen Höflichkeit und eine respektvolle Ansprache hingegen eine größere Rolle.
Wichtig ist auch, dass du den Termin so früh wie möglich absagst. Eine Absage am selben Tag solltest du, wo immer möglich, vermeiden. Je mehr Zeit dein Kontakt hat, sich auf den geplatzten Termin einzustellen, desto weniger wird er oder sie verärgert reagieren.
Viele Menschen neigen dazu, die Umstände erklären zu wollen, die zur Terminabsage geführt haben. Das ist aber nur bedingt hilfreich. Es kann zwar sinnvoll sein, ein Schlagwort als Erklärung zu nennen, aber ausschweifende Erläuterungen sind unnötig. Besonders vorsichtig sein solltest du, wenn du aus privaten Gründen absagen musst. Privates sollte privat bleiben; es wäre unprofessionell, auf persönliche Dinge einzugehen.
Wenn du einen Termin absagen musst, solltest du dich für mögliche Unannehmlichkeiten entschuldigen. Mache deutlich, dass du nicht leichtfertig absagst – sonst hat dein Kontakt womöglich das Gefühl, dass er von geringer Bedeutung für dich ist. Es ist außerdem sinnvoll, direkt bei der Terminabsage einen neuen Termin vorzuschlagen. Suche dir dafür einen oder zwei konkrete Termine heraus, die du der anderen Person unterbreitest.
Terminabsage: Beispiele
Die Formulierung von Terminabsagen ist für Sekretär/innen, aber auch für Führungskräfte, Unternehmer/innen und Arbeitnehmer/innen immer wieder nötig. Dann ist es gut, zu wissen, wie man eine Absage formulieren könnte. Die folgenden Terminabsage-Beispiele geben dir eine bessere Vorstellung davon.
Beispiel 1: Respektvoll & höflich
Sehr geehrter Herr Mustermann,
wir hatten für den kommenden Donnerstag, TT.MM.JJJJ, ein persönliches Gespräch über unsere geplante Zusammenarbeit vereinbart. Leider bin ich durch unvorhersehbare Umstände daran gehindert, unseren Termin wie geplant wahrzunehmen.
Als alternative Termine schlage ich Ihnen entweder Freitag, TT.MM.JJJJ, 15 Uhr, oder Dienstag, TT.MM.JJJJ, 11:30 Uhr, vor. Bitte teilen Sie mir mit, wann es Ihnen am besten passt.
Bitte entschuldigen Sie die Verschiebung des Termins und mögliche Unannehmlichkeiten, die damit verbunden sind.
Ich danke Ihnen für Ihr Verständnis und verbleibe
mit freundlichen Grüße
J. Muster
Beispiel 2: Höflich & persönlich
Lieber Frank,
am TT.MM.JJJJ, 16 Uhr, wollten wir uns zusammensetzen, um über das Projekt „Musterprojekt“ zu sprechen. Wegen eines unaufschiebbaren Termins kann ich diesen Termin leider nicht einhalten. Bitte entschuldige die kurzfristige Absage und sage mir doch, welcher Alternativtermin für dich infrage kommt. Mir würde es zum Beispiel am TT.MM.JJJJ zwischen 14 und 16 Uhr passen.
Viele Grüße
Sabine
